Będąc studentem, niejednokrotnie staniesz przed wyborem- zadzwonić czy napisać e-maila do wykładowcy? Nie każdy wykładowca chętnie podaje swój numer telefonu. Musimy wtedy wystosować oficjalnego e-maila. Tylko jak to zrobić, żeby Profesor się nie obraził a przez to nie utrudniał nam zdania przedmiotu? Nie należy się tego obawiać jeśli zastosujemy się do ogólnie przyjętych zasad pisania e-maili.

Przede wszystkim należy pamiętać, że nawet najbardziej ?lajtowy? wykładowca, nie jest naszym kolegą, dlatego nieodpowiednia forma wiadomości może go urazić.

Zasada numer 1

E-mail jest oficjalnym listem a nie SMSem. Należy pisać pełnymi zdaniami, z zachowaniem zasad polskiej ortografii oraz interpunkcji.

Zasada numer 2

Nigdy ale to przenigdy nie zaczynamy e-maila słowem ?Witam? i tym podobnymi. Należy stosować bardzo oficjalne formuły grzecznościowe : ? Szanowny Panie Profesorze? , ?Szanowny Panie Doktorze?. (W przypadku doktora habilitowanego również zwracamy się słowami ?Szanowny Panie Profesorze?).

Zasada numer 3

Przed napisaniem e-maila należy być 100% przekonanym o tym, do kogo piszemy. Czy dany wykładowca jest doktorem, czy profesorem. Nie możemy się pomylić! Niestety, wykładowcy bardzo zwracają na to uwagę i chętnie obrażają się w przypadku pomyłki.

Zasada numer 4

Po oficjalnym nagłówku ?Szanowny Panie Profesorze? stawiamy przecinek, a zdanie rozpoczynamy małą literą ? w kolejnej linijce.

Zasada numer 5

Treść wiadomości powinna być czytelna, krótka i na temat. Wykładowcy to zapracowani ludzie. Nie mają czasu czytać naszych esejów, z których nic nie wynika. Jeżeli mamy do przekazania dłuższą informację warto pokusić się o załącznik we wiadomości.

Zasada numer 6

Jak zakończyć wiadomość do wykładowcy?  W oficjalnym e-mailu do wykładowcy dopuszcza się tylko oficjalną formę pożegnania. Mowa tu o zakończeniu : ? Z poważaniem? lub ? Z wyrazami szacunku?. Nie ma mowy o pożegnaniu typu : ?Do zobaczenia/usłyszenia? , ?Do widzenia?.

Zasada numer 7

Po oficjalnym zakończeniu należy się podpisać imieniem i nazwiskiem. Dobrze jest dopisać poniżej nazwę kierunku, specjalności, rok studiów oraz czy są to studia stacjonarne lub niestacjonarne.

Zasada numer 8

Nawet gdy bardzo zależy nam na szybkiej odpowiedzi nie wolno poganiać wykładowcy. Jest to tylko człowiek i odpowie nam w momencie, gdy będzie miał na to czas.

Zasada numer 9

Wiadomość do wykładowcy należy zatytułować równie oficjalnie. Np. ?Szanowny Panie Profesorze?.  (Wiadomość bez tytułu może trafić do SPAMu i wykładowca nie odbierze jej a tym samym nie odpowie)

Zasada numer 10

Większość z nas zakładała swoją skrzynkę pocztową kilka lat temu. Co za tym idzie, może to być konto typu: kicia87245602356@… lub sliczniusia69@…. Warto zadbać o nową, poważną nazwę, najlepiej z nazwiskiem. I dopiero z takiego konta wysyłać wiadomości do wykładowcy.  (Ale jak kto woli;) )

Powodzenia w pisaniu do naszych Szanownych Profesorów J